El Plan de Comunicación Interna [eficaz]

By 6 septiembre, 2014 abril 17th, 2018 Blog, Divulgación

Con la vuelta al cole a menudo nos enfrentamos a una de las tareas más difíciles: definir unas líneas de acción claras que nos permitan conseguir los objetivos marcados. O lo que también podríamos llamar Plan de Comunicación Interna. Pero, ¿tenemos claro qué es un plan de Comunicación Interna?, ¿sabríamos diferenciarlo de una campaña?, ¿se asemeja a un verdadero plan táctico o nos quedamos en un simple documento de intenciones? Si también te haces estas preguntas, sigue leyendo estos tips que hemos preparado para que puedas crear tu plan a medida.

Tip #1. ¿Por qué un Plan?

Quizás acabas de asumir las funciones de Comunicación Interna y quieres establecer las guías estratégicas de tu departamento, o el proyecto estratégico de la empresa ha cambiado y necesitas contribuir con tu rol a la consecución de sus objetivos. Estaríamos entonces ante un verdadero caso de Plan de Comunicación Interna estratégico. Pero si ya lo tienes establecido, quizás tu contribución ahora se centre en un proyecto en concreto… en este caso estaríamos hablando de una campaña, para lo que nuestra estrategia puede ser más escueta y seguramente podamos saltar directos al Tip #4.

Tip #2. ¿De dónde partimos?

En cualquier caso, antes de ponerte a cocinar ideas es necesario hacer una fotografía a la organización. Esto que algunos llaman auditoría interna y que tanto asusta a los clientes, suele ser imprescindible para conocer el punto de partida: descripción de la empresa y sus objetivos, situación de la Comunicación Interna, material y canales existentes, métricas de campañas anteriores, procesos del departamento, presupuesto y plantilla, etc.

Y te preguntarás… ¿cómo recoger todos esos datos? Puedes consultar herramientas como la encuesta de clima, el balance social o sociograma, pero nunca te olvides de escuchar: monitorizar las redes sociales buscando comentarios, recoger feedback a través de focus group, one2one o paneles de empleados te permitirá conocer las necesidades de tus consumidores de información y así poder crear tu matriz de medios. Ya tienes la foto de tu organización, conoces la situación actual y el público, así que ha llegado el momento de poner tus ideas sobre el papel.

Tip #3. ¡No abras tu Powerpoint tan rápido!

Parece que el hecho de abrir una plantilla corporativa y escribir en el título «Plan de Comunicación Interna» nos tranquiliza, ¿verdad? En realidad no hay nada más pernicioso. Lo ideal es tomar lápiz y papel y dejar a nuestro cerebro garabatear un rato antes de plasmarlo en el formato que mejor se adapte a la propia comunicación del plan. Si vas a presentarlo a tu Comité de Dirección seguramente te sientas cómodo con tu PPT pero… ¿por qué no utilizar un Visual Thinking para la presentación en directo y enviar un Word o PPT con enlaces para facilitar la lectura?

Tip #4. Estructura tu plan antes de escribir.

Los planes “al peso” pueden dar una imagen bastante borrosa de tu plan, por eso te vamos a proponer unas palabras clave que te ayudarán a definir una estructura fácil de entender y ordenada:

1. Título y objetivo.
Se trata de captar la atención con un título que refleje el objetivo principal por el que se crea este plan. Existen tantos objetivos como empresas, pero podríamos agruparlos en 4 tipos principalmente: estratégicos (ligados a la actividad), de departamento (buscan la eficiencia de la labor en comunicación), de engagement (para mejorar la adhesión al proyecto) y de gestión del cambio o crisis, los asociados a un proyecto de transformación.

2. Resultados esperados.
En una línea escribiremos qué queremos conseguir con este plan, un resumen ejecutivo que marcará la intención y la ambición del proyecto.

3. Objetivo de comunicación.
Debería responder a la siguiente pregunta: ¿Qué queremos que nuestra audiencia sepa, sienta o haga? Aunque en la mayoría de los casos tendremos que conseguir las 3 condiciones, es importante plantearse la pregunta para poder definir acciones informativas (que sepan), con alta carga emocional (que sientan) y que les involucren en la acción (que hagan).

4. Concepto creativo.
¿Por qué funciona la canción del verano? Porque es fácil de entender, tiene un ritmo repetitivo, apela a experiencias vividas y nos hace soñar, ¿no? Pues esta es la receta para que tu storytelling te permita conectar emocionalmente con tu audiencia asegurándote la mayor conversión.

5. Mensajes principales y mapa de audiencias.
Pasamos a declinar el concepto creativo en mensajes que “hablen” a tus diferentes audiencias. En la fase de escucha habrás podido establecer tus porcentajes de fans, líderes de opinión, early adopters, neutrales y reaccionarios dentro de tus públicos, ahora toca trabajar un mensaje secundario adaptado si quieres tener éxito y calar en toda la organización.

6. Plan de acción.
Se trata de dibujar de dónde partimos y a dónde queremos llegar, reflejando las grandes líneas de actuación que darán el ritmo del proyecto. En general, la planificación suele basarse en tres momentos clave:

Preparación y Teasing: en el que preparas el terreno y generas expectación.

Lanzamiento: es el momento estrella, el tipping point de los anglosajones que también nos advierten tener en cuenta en esta fase la regla de las 8 OTS (Opportunities to see): para asegurarnos de que un mensaje cale debemos verlo al menos en 8 ocasiones.

Consolidación: testea que todos los públicos han interiorizado el proyecto (awareness) antes de pasar a la fase de cambio de comportamientos.

7. Canales y líneas de actuación.
Intranet, newsletter, en cascada… ¿cuál es el mejor? Dependerá de tu objetivo, si se trata de informar o quieres provocar un cambio. En organizaciones que funcionan cada día más en formato red, deberíamos optar por lo que en PrideCom hemos acuñado como peer2peer, modelos en los que el empleado es el portavoz y tiene la suficiente credibilidad para ‘contagiar’ a sus compañeros. Suelen ser los ideales en procesos de gestión del cambio. El face2face sigue siendo el canal más poderoso, más aún si el portavoz es un compañero o el manager directo, y si no es posible puedes usar el video, que actúa como un falso directo. Piensa también en canales en los que se provoca el feedback como el social media. En definitiva, una Comunicación 360º, visual (video y visual thinking) y en la que se involucre al empleado (gamificación) será la opción ganadora.

8. Partners estratégicos.
En la mayoría de los casos, te será muy difícil conseguir el objetivo sin contar con aliados estratégicos. El apoyo de la dirección es fundamental y pero también el del mando intermedio, el influencer por excelencia. Demuéstrales el beneficio que el plan tiene para ellos y te ayudarán con creces en la difusión.

9. Roadmap y Presupuesto.
Ha llegado el momento de poner fechas y cifras. Cuenta en tu planificación con tiempos razonables y contrastados con las áreas impactadas y no escatimes en el presupuesto o no podrás hacer realidad tu proyecto. ¿Imaginas una campaña de lanzamiento de producto en Marketing sin presupuesto?

10. Métricas.
Indicadores, KPIs, ROI… estas palabras suelen provocar dolor de cabeza a los comunicadores pero son indispensables para demostrar el impacto de nuestras acciones y saber cómo actuar a futuro. Piensa más allá de las métricas de actividad (nº de suscriptores, nº de clics…) y busca aquellos KPIs de negocio en los que puede impactar el cambio realizado (% de mejora de engagement, reducción de bajas voluntarias, mejora de satisfacción cliente…). Poder reportar mejoras te hará sentir orgulloso de tu trabajo, ¡no les tengas miedo!

Solo te quedará añadir algún anexo si lo consideras necesario y tu plan estará listo para ser presentado a la dirección. ¿A que es más fácil de lo que pensabas?

Te invitamos a formar parte de nuestra comunidad para que compruebes cómo los empleados pueden ser fans de su empresa. SI te interesa este tema, te recordamos que el próximo 18 de septiembre participamos con Billie Lou Sastre en un Webinar gratuito, no dudes en inscribirte.

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Y como bonus, aquí te dejamos un resumen en infografía de lo que hemos visto:

Consejos para crear tu Plan de Comunicación Interna

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