Caso en Comunicación Interna: ¿Cómo pintamos un día de trabajo en la red social corporativa?

By 15 julio, 2015 abril 17th, 2018 Blog, Casos de Éxito, Redes Sociales Corporativas

“Una explicación visual de las aplicaciones que la red social interna tiene en los procesos de trabajo, puede asegurar una adopción y un uso de calidad de la herramienta por parte de los empleados”.

1. Desafío

Una compañía del IBEX 35 quiere potenciar el uso de su red social corporativa a partir de las necesidades de distintos perfiles de empleados, sus procesos habituales de trabajo y los correctos usos que quieren promover.

2. Solución

Utilizamos el pensamiento visual (visual thinking) como técnica que nos permite construir una ‘carta de presentación’ gráfica para que estos empleados interioricen mejor el uso de la plataforma, acompañándoles para que sean ellos mismos quienes descubran y adapten la plataforma a su realidad en la empresa.

Basándonos en una metodología de trabajo colaborativo, creamos esta explicación visual a partir de una serie de talleres en los que se reúne a los perfiles clave de la red social. Así nos aseguramos la adhesión al proyecto por parte de los participantes en estas sesiones, convirtiéndoles en embajadores del mismo para garantizar después un mayor calado entre la plantilla.

3. ¿Cómo lo hemos hecho?

3.1 Selección de públicos:

Existen tres grupos de destinatarios con perfiles distintos y misiones diferentes:

1. Jefe de proyecto: su objetivo es presentar el proyecto desde una óptica de mejora de los procesos colaborativos dentro de la empresa, a todas las audiencias, asegurando su fácil adopción.

2. Usuarios activos: su misión es transmitir el valor diferencial de esta plataforma desde el correcto uso que hacen hoy e incidiendo en las mejoras reales que les aporta en su trabajo diario.

3. Usuarios clave: un grupo compuesto por empleados de las áreas de Comunicación y Compras que, por su carácter transversal, garantizan posteriormente la capilaridad de los resultados. En este caso, deben descubrir cómo la herramienta puede convertirse en una palanca para aligerar sus tareas cotidianas aportándoles mayor eficacia y transversalidad.

3.2 Desarrollo de los talleres:

Con el objetivo de ayudar a los participantes a entender mejor cómo usar de forma correcta la herramienta e integrarla como una plataforma más en su día a día, realizamos tres sesiones con los perfiles identificados anteriormente a partir de la siguiente estructura:

1. Journey: antes de comenzar, los asistentes identifican todos los procesos que llevan a cabo durante una jornada de trabajo.

2. Funcionalidades de la red: el jefe de proyecto realiza una presentación visual de la herramienta detallando todas las opciones que ofrece la plataforma.

3. Puntos de contacto: los participantes detectan aquellos momentos en los que pueden adoptar alguna de las funcionalidades de la herramienta o sustituirla por un proceso que hasta ahora realizan a través de otros canales.

4. Visualización: cada asistente construye el mapa de los procesos de su día a día en los que pueda aplicar las funcionalidades de la plataforma.

5. Compromiso: los asistentes valoran si el uso de la red les aporta una mejora de la eficiencia en aquellos momentos que han identificado en el punto anterior y se comprometen a utilizarla en las tareas señaladas.

3.3 Presentación a los participantes:

La devolución del trabajo realizado es fundamental para conseguir el compromiso de los embajadores. Por este motivo, se convoca a todos los participantes en los talleres para presentarles la explicación visual que han co-creado juntos y las claves para utilizarla como herramienta para trasladar a sus compañeros la aplicabilidad de la red en su día a día.

4. Resultados

A lo largo de las tres sesiones, son más de 70 los procesos de trabajo que, según los participantes, pueden trasladarse a la red social. Al finalizar el proyecto, solicitamos a nuestros embajadores que identifiquen los puntos positivos de los talleres. Estos son algunos de los comentarios que nos trasladan: “Creo que dibujar facilita el proceso de comprensión”, “Me ha ayudado a crear una explicación muy sencilla de comprender sobre el uso de nuestra red social”, “He conseguido concienciarme del dominio social del trabajo”, “Es una metodología muy innovadora y práctica”.

Este proyecto (que se puede realizar a partir de procesos departamentales, por función o según el perfil profesional) demuestra cómo las herramientas visuales ayudan a entender con claridad los procesos del día a día en las organizaciones. Un trabajo que no hubiera sido posible sin la participación de Pablo Ramírez, CEO de
SinPalabras.

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