¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de elaborar una matriz de canales internos?

By 5 febrero, 2016Blog, Herramientas

Un mapa o matriz de canales de comunicación es una herramienta que nos ayudará a planificar nuestras acciones de comunicación interna en el tiempo y forma más adecuados para alcanzar nuestros objetivos.

A simple vista, podríamos considerar que no es más que un listado de canales de comunicación disponibles en nuestra organización, pero si realmente queremos crear una herramienta que nos resulte útil, que nos ahorre tiempo y ayude a definir nuestras acciones de comunicación, no debemos limitarnos a enumerar los canales existentes en la empresa. Debemos profundizar e ir más allá para analizar las posibilidades que nos ofrecen y reflexionar sobre los factores que intervienen en el proceso de comunicación de una u otra manera.

Para elaborar una matriz de canales lo más completa posible, debes responder a una serie de preguntas:

1. Identifica los canales de tu organización

El primer paso es identificar y listar todos los momentos en los que existe un intercambio de información dentro de nuestra empresa. Debemos repasar uno a uno los canales existentes en nuestra compañía y sus soportes:

¿Existe alguna publicación impresa o revista corporativa? ¿Se envía una newsletter online? ¿De qué forma se utiliza el email? ¿Hay alguna comunicación del director o de responsables de departamento? ¿Contamos con una intranet o red social corporativa? ¿Disponemos de una aplicación de mensajería instantánea? Revisemos también qué tipo de eventos se realizan a lo largo del año: ¿Encuentros con managers, reuniones de equipo, meeting anual con todos los empleados, entrevistas de evaluación de desempeño? ¿Cuenta la empresa con otros soportes físicos como pantallas de televisión, soportes para posters o vinilos? ¿En qué momentos podemos recibir feedback de los empleados e identificar necesidades? ¿Existe una encuesta de clima laboral? ¿Cuestionarios de satisfacción?

2. Piensa en el contenido de cada momento

¿Se trata de información estratégica de la compañía? ¿Una campaña puntual de un departamento con contenido que requiere alguna aclaración? ¿Son contenidos más informales o que apelan a un enfoque más emocional?
Este análisis nos ayudará a identificar los canales más adecuados en cada campaña o acción: dar más relevancia a la parte gráfica para generar un impacto visual mayor, ampliar o complementar la información en distintos soportes, plantear una comunicación presencial en el caso de necesitar un feedback inmediato, ser necesarias aclaraciones por parte del emisor o si se trata de un tema especialmente delicado, etc.

3. El tiempo es oro

Parece una obviedad, pero este factor es tan importante que en muchas ocasiones puede llegar a condicionar estos momentos de intercambio de información. Hacer un análisis de este dato nos ayudará a calendarizar de una forma más óptima las fases de nuestros planes de comunicación.
¿Con qué periodicidad se plantea cada canal? ¿anual, mensual, trimestral…? ¿Se trata de un soporte permanente? ¿Existe alguna fecha que nos condicione como por ejemplo el cierre de año fiscal o un periodo vacacional?

4. Los protagonistas

Identifica las personas que intervienen en el proceso comunicativo en cada uno de estos canales. Segmentar los públicos te ayudará a elegir el más adecuado para cada caso.
¿Quién es el emisor, un departamento, un responsable? ¿Necesitamos un prescriptor que refuerce el mensaje? ¿Quién recibe la información: toda la compañía? ¿sólo una categoría? ¿Se encuentran en una oficina central o desplazados en la oficina de un cliente, se trasladan habitualmente, están en centros de trabajo sin puestos informáticos?

5. Añade cualquier detalle adicional

Incluye algún detalle que de un simple vistazo pueda ayudarte a decidir si ese canal te interesa para una u otra acción.
¿Cubre alguna necesidad o ayuda a alcanzar algún objetivo planteado en tu plan de comunicación? ¿Tienes algún indicador de respuesta o valor de visibilidad para un canal concreto?

Aquí te dejamos una plantilla para que empieces a dibujar tu matriz.

Plantilla del mapa de canales

Plantilla del mapa de canales

Haz clic sobre la imagen para descargarla

Esta plantilla te ayudará a definir los canales de tu organización, pero recuerda:

No existe un mapa de canales perfecto. Existe el mapa de canales perfecto para TU ORGANIZACIÓN.

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