Soluciones PrideCom

10 claves para el éxito de tus eventos

Momentos WOW

En los 8 años que llevamos realizando auditorías de Experiencia Empleado para distintas organizaciones, hay ciertas conclusiones que siempre se repiten. Una de ellas es la huella tan positiva que deja en las personas los “momentos Wow”: eventos, encuentros o reuniones en los que lo más importante es disfrutar de la compañía de los compañeros.

Este tipo de acciones son valiosísimas, por tanto, para la generación de People Engagement. Sin embargo, cualquier profesional de comunicación interna que haya tenido que organizar uno sabe lo complicado que puede llegar a ser.

Para ayudarte, hoy compartimos contigo una checklist con los 10 puntos indispensables que debes tener bajo control para que todos disfruten de la fiesta:

  1. La tecnología, a prueba. Hoy en día, cualquier evento precisa de una capa tecnológica, ya sea para la proyección de vídeos, para escuchar a los participantes en toda la sala o, especialmente en los últimos años, viviéndolo 100% en streaming. Sea cual sea la situación de tu evento, asegúrate de hacer todos los test necesarios para que nada falle a la hora de la verdad.
  2. Una escaleta-guion de Show. Para asegurar que el evento cuenta con el ritmo adecuado, lo ideal es que trabajes con un documento que te permita establecer un orden, tener a todos los participantes alineados y mantener siempre activa la atención del espectador. No olvides incluir momentos de interacción, ¡le darán vida al encuentro!
  3. El peso del dinamizador. Dar la bienvenida, explicar el funcionamiento, dar paso a cada momento que se va a ir viviendo… el rol del presentador es fundamental para el éxito del evento. Puede ser alguien de la organización o un profesional, pero en cualquier caso ayudaros de un buen guion para que los mensajes principales calen en el público.
  4. Save the date. Para que nada se interponga en la agenda de los invitados y, también, para ir abriendo boca… envía en cuanto puedas una invitación y aprovecha para pedirles algo de participación (vídeos, mensajes, votaciones…) que luego podrás usar durante la gala. Por supuesto, sigue haciendo recordatorios más adelante para que no tengan excusa para faltar ¡ni los más despistados!
  5. La sorpresa. Si puedes hacer un evento presencial, ya estarás cuidando detalles para que puedan disfrutar de una experiencia inolvidable. Además, crea algo que puedan llevarse a casa y tener de recuerdo. Si tienes que hacerlo a distancia, asegúrate de que el día del evento tienen en su domicilio algún detalle: un desayuno, champán para brindar, un tarjetón con mensaje personalizado…
  6. El mensaje de Dirección. Aunque sea un momento de celebración, no debemos olvidar nunca el propósito que compartimos y la visión a la que nos dirigimos. Trabaja con el equipo de Dirección un discurso humano y cercano que transmita ilusión e incluye una dosis de reconocimiento al equipo. ¡No sabes cómo lo agradecerán!
  7. Momento para la diversión. Incluye una dinámica grupal en la que puedan participar todos los invitados y que sea de carácter 100% lúdico. Prueba a incluir premios para los que más y mejor participen y no tengas miedo de salir de tu zona de confort: karaokes, disfraces, quiz… Y, por supuesto, pídeles que lo registren con fotos y lo suban a vuestra red social interna.
  8. ¡Vamos a brindar! Celebrar es una de las claves que mantiene activo el orgullo de pertenencia, así que reserva un momento más solemne para agradecer e inmortaliza el momento con fotografías o capturas de pantalla y, después, aprovecha esas imágenes para que el recuerdo de ese momento nunca se borre.
  9. Desear es empezar a andar. Generalmente escuchamos a nuestros empleados desde la actitud de queja, por eso es tan importante ser capaces de conocer sus pensamientos en momentos de energía positiva como este. Pídeles que escriban sus mensajes para el futuro y utilízalos como gasolina para inspirarles.
  10. ¿Cómo lo hemos hecho? A los días del evento, envía a los participantes un agradecimiento y una encuesta de satisfacción que te ayude a saber cómo lo han vivido, te permita extraer métricas y, por supuesto, tomar nota para mejorar para el próximo momento WoW.

 

Sabemos que son muchas las cosas a tener en cuenta para conseguir un evento de éxito, pero el retorno se estas acciones en People Engagement hace que merezca el esfuerzo. ¿Te gustaría saber más de cómo lo hicimos con Centrho? Descúbrelo en nuestro caso de éxito y, si necesitas ayuda para tu próximo momento Wow, ¿a qué esperas? ¡Conectemos!

Dejar un comentario

17 − 13 =