Tips para elaborar una matriz de canales internos

Un mapa o matriz de canales de comu­ni­cación es una her­ramien­ta que nos ayu­dará a plan­i­ficar nues­tras acciones de comu­ni­cación inter­na en el tiem­po y for­ma más ade­cua­dos para alcan­zar nue­stros objetivos.

A sim­ple vista, podríamos con­sid­er­ar que no es más que un lis­ta­do de canales de comu­ni­cación disponibles en nues­tra orga­ni­zación, pero si real­mente quer­e­mos crear una her­ramien­ta que nos resulte útil, que nos ahorre tiem­po y ayude a definir nues­tras acciones de comu­ni­cación, no debe­mos lim­i­tarnos a enu­mer­ar los canales exis­tentes en la empre­sa. Debe­mos pro­fun­dizar e ir más allá para analizar las posi­bil­i­dades que nos ofre­cen y reflex­ionar sobre los fac­tores que inter­vienen en el pro­ce­so de comu­ni­cación de una u otra manera.

Para elab­o­rar una matriz de canales lo más com­ple­ta posi­ble, debes respon­der a una serie de preguntas:

1. Identifica los canales de tu organización

El primer paso es iden­ti­ficar y lis­tar todos los momen­tos en los que existe un inter­cam­bio de infor­ma­ción den­tro de nues­tra empre­sa. Debe­mos repasar uno a uno los canales exis­tentes en nues­tra com­pañía y sus soportes:

¿Existe algu­na pub­li­cación impre­sa o revista cor­po­ra­ti­va? ¿Se envía una newslet­ter online? ¿De qué for­ma se uti­liza el email? ¿Hay algu­na comu­ni­cación del direc­tor o de respon­s­ables de depar­ta­men­to? ¿Con­ta­mos con una intranet o red social cor­po­ra­ti­va? ¿Disponemos de una apli­cación de men­sajería instantánea?

Revise­mos tam­bién qué tipo de even­tos se real­izan a lo largo del año: ¿Encuen­tros con man­agers, reuniones de equipo, meet­ing anu­al con todos los emplea­d­os, entre­vis­tas de eval­u­ación de desem­peño? ¿Cuen­ta la empre­sa con otros soportes físi­cos como pan­tallas de tele­visión, soportes para posters o vini­los? ¿En qué momen­tos podemos recibir feed­back de los emplea­d­os e iden­ti­ficar necesi­dades? ¿Existe una encues­ta de cli­ma lab­o­ral? ¿Cues­tionar­ios de satisfacción?

2. Piensa en el contenido de cada momento

¿Se tra­ta de infor­ma­ción estratég­i­ca de la com­pañía? ¿Una cam­paña pun­tu­al de un depar­ta­men­to con con­tenido que requiere algu­na aclaración? ¿Son con­tenidos más infor­males o que apelan a un enfoque más emocional?

Este análi­sis nos ayu­dará a iden­ti­ficar los canales más ade­cua­dos en cada cam­paña o acción: dar más rel­e­van­cia a la parte grá­fi­ca para gener­ar un impacto visu­al may­or, ampli­ar o com­ple­men­tar la infor­ma­ción en dis­tin­tos soportes, plantear una comu­ni­cación pres­en­cial en el caso de nece­si­tar un feed­back inmedi­a­to, ser nece­sarias aclara­ciones por parte del emisor o si se tra­ta de un tema espe­cial­mente del­i­ca­do, etc.

3. El tiempo es oro

Parece una obviedad, pero este fac­tor es tan impor­tante que en muchas oca­siones puede lle­gar a condi­cionar estos momen­tos de inter­cam­bio de infor­ma­ción. Hac­er un análi­sis de este dato nos ayu­dará a cal­en­darizar de una for­ma más ópti­ma las fas­es de nue­stros planes de comunicación.

¿Con qué peri­od­i­ci­dad se plantea cada canal? ¿anu­al, men­su­al, trimes­tral…? ¿Se tra­ta de un soporte per­ma­nente? ¿Existe algu­na fecha que nos condi­cione como por ejem­p­lo el cierre de año fis­cal o un peri­o­do vacacional?

4. Los protagonistas

Iden­ti­fi­ca las per­sonas que inter­vienen en el pro­ce­so comu­nica­ti­vo en cada uno de estos canales: seg­men­tar los públi­cos te ayu­dará a ele­gir el más ade­cua­do para cada caso.

¿Quién es el emisor, un depar­ta­men­to, un respon­s­able? ¿Nece­si­ta­mos un pre­scrip­tor que refuerce el men­saje? ¿Quién recibe la infor­ma­ción? ¿Toda la com­pañía? ¿Sólo una cat­e­goría? ¿Se encuen­tran en una ofic­i­na cen­tral o desplaza­dos en la ofic­i­na de un cliente, se trasladan habit­ual­mente, están en cen­tros de tra­ba­jo sin puestos informáticos?

5. Añade cualquier detalle adicional

Incluye algún detalle que de un sim­ple vis­ta­zo pue­da ayu­darte a decidir si ese canal te intere­sa para una u otra acción.

¿Cubre algu­na necesi­dad o ayu­da a alcan­zar algún obje­ti­vo plantea­do en tu plan de comu­ni­cación ¿Tienes algún indi­cador de respues­ta o val­or de vis­i­bil­i­dad para un canal concreto?

Aquí te dejamos una plan­til­la para que empieces a dibu­jar tu matriz.

Plantilla del mapa de canales

Haz clic sobre la ima­gen para descargarla

Esta plan­til­la te ayu­dará a definir los canales de tu orga­ni­zación, pero recuerda:

No existe un mapa de canales perfecto. Existe el mapa de canales perfecto para TU ORGANIZACIÓN.

¿Te ani­mas a plan­i­fi­car­lo con nosotros? ¡Estare­mos encan­ta­dos de ayudarte!