10 claves para que tus eventos sean todo un éxito

En los 8 años que lle­va­mos real­izan­do audi­torías de Expe­ri­en­cia Emplea­do para dis­tin­tas orga­ni­za­ciones, hay cier­tas con­clu­siones que siem­pre se repiten. Una de ellas es la huel­la tan pos­i­ti­va que deja en las per­sonas los “momen­tos Wow”: even­tos, encuen­tros o reuniones en los que lo más impor­tante es dis­fru­tar de la com­pañía de los compañeros.

Este tipo de acciones son valiosísi­mas, por tan­to, para la gen­eración de Peo­ple Engage­ment. Sin embar­go, cualquier pro­fe­sion­al de comu­ni­cación inter­na que haya tenido que orga­ni­zar uno sabe lo com­pli­ca­do que puede lle­gar a ser.

Para ayu­darte, hoy com­par­ti­mos con­ti­go una check­list con los 10 pun­tos indis­pens­ables que debes ten­er bajo con­trol para que todos dis­fruten de la fiesta:

1. La tec­nología, a prue­ba. Hoy en día, cualquier even­to pre­cisa de una capa tec­nológ­i­ca, ya sea para la proyec­ción de vídeos, para escuchar a los par­tic­i­pantes en toda la sala o, espe­cial­mente en los últi­mos años, vivién­do­lo 100% en stream­ing. Sea cual sea la situación de tu even­to, asegúrate de hac­er todos los test nece­sar­ios para que nada falle a la hora de la verdad.
2. Una escale­ta-guion de Show. Para ase­gu­rar que el even­to cuen­ta con el rit­mo ade­cua­do, lo ide­al es que tra­ba­jes con un doc­u­men­to que te per­mi­ta estable­cer un orden, ten­er a todos los par­tic­i­pantes alin­ea­d­os y man­ten­er siem­pre acti­va la aten­ción del espec­ta­dor. No olvides incluir momen­tos de inter­ac­ción, ¡le darán vida al encuentro!
3. El peso del dinamizador. Dar la bien­veni­da, explicar el fun­cionamien­to, dar paso a cada momen­to que se va a ir vivien­do… el rol del pre­sen­ta­dor es fun­da­men­tal para el éxi­to del even­to. Puede ser alguien de la orga­ni­zación o un pro­fe­sion­al, pero en cualquier caso ayu­daros de un buen guion para que los men­sajes prin­ci­pales calen en el público.
4. Save the date. Para que nada se inter­pon­ga en la agen­da de los invi­ta­dos y, tam­bién, para ir abrien­do boca… envía en cuan­to puedas una invitación y aprovecha para pedirles algo de par­tic­i­pación (vídeos, men­sajes, vota­ciones…) que luego podrás usar durante la gala. Por supuesto, sigue hacien­do recorda­to­rios más ade­lante para que no ten­gan excusa para fal­tar ¡ni los más despistados!
5. La sor­pre­sa. Si puedes hac­er un even­to pres­en­cial, ya estarás cuidan­do detalles para que puedan dis­fru­tar de una expe­ri­en­cia inolvid­able. Además, crea algo que puedan lle­varse a casa y ten­er de recuer­do. Si tienes que hac­er­lo a dis­tan­cia, asegúrate de que el día del even­to tienen en su domi­cilio algún detalle: un desayuno, cham­pán para brindar, un tar­jetón con men­saje personalizado…
6. El men­saje de Direc­ción. Aunque sea un momen­to de cel­e­bración, no debe­mos olvi­dar nun­ca el propósi­to que com­par­ti­mos y la visión a la que nos dirigi­mos. Tra­ba­ja con el equipo de Direc­ción un dis­cur­so humano y cer­cano que trans­mi­ta ilusión e incluye una dosis de reconocimien­to al equipo. ¡No sabes cómo lo agradecerán!
7. Momen­to para la diver­sión. Incluye una dinámi­ca gru­pal en la que puedan par­tic­i­par todos los invi­ta­dos y que sea de carác­ter 100% lúdi­co. Prue­ba a incluir pre­mios para los que más y mejor par­ticipen y no ten­gas miedo de salir de tu zona de con­fort: karaokes, dis­fraces, quiz… Y, por supuesto, píde­les que lo reg­istren con fotos y lo sub­an a vues­tra red social interna.
8. ¡Vamos a brindar! Cel­e­brar es una de las claves que mantiene acti­vo el orgul­lo de perte­nen­cia, así que reser­va un momen­to más solemne para agrade­cer e inmor­tal­iza el momen­to con fotografías o cap­turas de pan­talla y, después, aprovecha esas imá­genes para que el recuer­do de ese momen­to nun­ca se borre.
9. Desear es empezar a andar. Gen­eral­mente escuchamos a nue­stros emplea­d­os des­de la acti­tud de que­ja, por eso es tan impor­tante ser capaces de cono­cer sus pen­samien­tos en momen­tos de energía pos­i­ti­va como este. Píde­les que escrib­an sus men­sajes para el futuro y utilíza­los como gasoli­na para inspirarles.
10. ¿Cómo lo hemos hecho? A los días del even­to, envía a los par­tic­i­pantes un agradec­imien­to y una encues­ta de sat­is­fac­ción que te ayude a saber cómo lo han vivi­do, te per­mi­ta extraer métri­c­as y, por supuesto, tomar nota para mejo­rar para el próx­i­mo momen­to WoW.

Sabe­mos que son muchas las cosas a ten­er en cuen­ta para con­seguir un even­to de éxi­to, pero el retorno se estas acciones en Peo­ple Engage­ment hace que merez­ca el esfuerzo.

¿Te gus­taría saber más de cómo lo hici­mos con Cen­trho? Descúbre­lo en nue­stro caso de éxi­to y, si nece­si­tas ayu­da para tu próx­i­mo momen­to Wow, ¿a qué esperas? ¡Conecte­mos!